ZAKRES I OPIS PROCESU CERTYFIKACJI – WYCIĄG Z DOKUMENTACJI PROGRAMOWEJ (DP-01, WYDANIE 18 Z DNIA 01.09.2022 r.)

STATUS

Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu w zakresie certyfikacji rolnictwa ekologicznego

Aktualnie Krajowe Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. posiada akredytację Polskiego Centrum Akredytacji nr AC 211 w zakresie spełnienia wymogów normy PN-EN ISO/IEC 17065:2013-03 oraz upoważnienie Ministra Rolnictwa i Rozwoju Wsi do przeprowadzania kontroli oraz wydawania i cofania certyfikatów zgodności w rolnictwie ekologicznym w zakresie ekologicznej uprawy roślin i utrzymania zwierząt.

 

ZAKRES CERTYFIKACJI

Jednostka certyfikująca: Krajowe Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. posiada akredytację Nr AC 211 Polskiego Centrum Akredytacji na certyfikację produkcji ekologicznej i znakowanie produktów ekologicznych.

Kategorie produktów certyfikowanych na etapie produkcji, przygotowania i dystrybucji / wprowadzania do obrotu, przechowywania, importu i eksportu:

- Nieprzetworzone rośliny i produkty roślinne, w tym nasiona i inny materiał rozmnożeniowy roślin;
- Zwierzęta gospodarskie i nieprzetworzone produkty zwierzęce.

Dokument stanowiący podstawę certyfikacji opierać się będzie o Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2018/848 z dnia 30 maja 2018 r. w sprawie produkcji ekologicznej i znakowania produktów ekologicznych i uchylające rozporządzenie Rady (WE) nr 834/2007 (Dz. Urz. L 150 z 14.6.2018, s. 1).

 

OPIS PROCESU CERTYFIKACJI

Złożenie wniosku i zgłoszenia

Zgłoszenia dokonuje Podmiot lub Grupa podmiotów (właściciel/e lub osoba/y działająca/e w jego/ich imieniu), zwana w dalszej części Producentem, wypełniając „Zgłoszenie podjęcia działalności w zakresie rolnictwa ekologicznego” oraz „Wniosek o certyfikację zgodności produkcji prowadzonej metodami ekologicznymi” przekazując go siedziby Jednostki Certyfikującej.

Wniosek i zgłoszenie zawiera między innymi:
- podstawę prawną, normy i/lub inne dokumenty normatywne, na zgodność z którymi Producent zwraca się o certyfikację;
- nazwę i/lub imię i nazwisko Producenta, dane osobowe i kontaktowe, adres fizycznej lokalizacji; znaczące aspekty jego procesu i działań oraz wszystkie właściwe prawne zobowiązania;
- oświadczenie Producenta, że informacje zawarte we wniosku i zgłoszeniu zostały wypełnione po uprzednim zapoznaniu się z zasadami produkcji ekologicznej wraz z deklaracją stosowania się do wymienionych zasad;
- wyrób, który ma zostać poddany procesowi certyfikacji;
- ogólne informacje dotyczące Producenta, takie jak działalność Producenta, jego zasoby ludzkie i techniczne;
- informacje dotyczące wszystkich podzlecanych procesów wykorzystywanych przez Producenta, które będą oddziaływać na zgodność z wymaganiami;
- informacje dotyczące przeprowadzenia oceny i działań związanych z nadzorem, takie jak gdzie certyfikowany produkt jest produkowany oraz osoby do kontaktu w tych lokalizacjach.

Wnioski i zgłoszenia są przyjmowane oraz ewidencjonowane, sprawdzane pod kątem spełnienia wymogów formalnych oraz kompletności danych i informacji w nich zawartych przez specjalistę ds. administracji Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o.

„Zgłoszenie podjęcia działalności w zakresie rolnictwa ekologicznego” złożone przez Producenta do Jednostki Certyfikującej, Jednostka po weryfikacji dokumentu przekazuje jego kopię do właściwego organu, który rejestruje Producenta do systemu kontroli. Organem tym w rozumieniu art. 3 ust. 1 ustawy z dnia 29 czerwca 2022 r. o rolnictwie ekologicznym i produkcji ekologicznej jest Główny Inspektor Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych.

 

Grupa podmiotów winna spełniać następujące wymogi:
1.
a) składa się wyłącznie z członków, którzy są rolnikami lub podmiotami produkującymi algi lub zwierzęta akwakultury, którzy ponadto mogą prowadzić działalność w zakresie przygotowania lub wprowadzania do obrotu żywności lub paszy;
b) składa się wyłącznie z członków:
- dla których koszty certyfikacji indywidualnej stanowią ponad 2% wartości obrotu każdego członka lub standardowej produkcji w produkcji ekologicznej i których roczna wartość obrotu produkcją ekologiczną nie przekracza 25 000 EUR lub których standardowa produkcja w produkcji ekologicznej nie przekracza wartości 15 000 EUR rocznie, lub
- z których każdy ma gospodarstwo maksymalnie:
▪ o powierzchni pięciu hektarów;
▪ o powierzchni 0,5 hektara w przypadku szklarni, lub
▪ o powierzchni 15 hektarów – wyłącznie w przypadku trwałych użytków rolnych;
c) ma siedzibę w państwie członkowskim lub w państwie trzecim;
d ma osobowość prawną;
e) składa się wyłącznie z członków, którzy prowadzą działalność produkcyjną w niewielkiej odległości
od siebie;
f) ustanawia wspólny system wprowadzania do obrotu produktów wytworzonych przez grupę;
g) ustanawia system kontroli wewnętrznych składający się z udokumentowanego zestawu czynności i procedur kontrolnych, w ramach którego określona osoba lub organ odpowiada za sprawdzanie zgodności każdego członka Grupy z rozporządzeniem 2018/848.

2.
Właściwy organ, o którym mowa w rozdziale "Złożenie wniosku i zgłoszenia" akapit czwarty powyżej lub Jednostka certyfikująca wycofują certyfikat nadany przez Jednostkę dla całej Grupy podmiotów, gdy niedociągnięcia w strukturze lub funkcjonowaniu systemu kontroli wewnętrznych, o których mowa w pkt. 1 lit. g niniejszego zapisu, w szczególności polegające na niewykrywaniu przypadków niezgodności z przepisami u poszczególnych członków Grupy podmiotów wpływają na integralność produktów ekologicznych i produktów w okresie konwersji.

Przegląd wniosku

Krajowe Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. dokonuje oceny wniosku i zgłoszenia pod kątem:

- czy Jednostka posiada kompetencje i możliwości do pojęcia wszystkich wymaganych działalności certyfikacyjnych (brak jakichkolwiek kompetencji lub możliwości wymaganych do podjęcia działalności certyfikacyjnych oznacza odstąpienie od procesu certyfikacji)?;
- czy informacje zawarte we wniosku i zgłoszeniu są wystarczające dla potrzeb procesu certyfikacji?;
- czy istnieją informacje nadzoru uniemożliwiające podjęcie dalszych działań certyfikacyjnych?;
- czy wszystkie znane różnice w rozumieniu zagadnień między Jednostką Certyfikującą i Producentem, łącznie z uzgodnieniem dotyczącym norm i innych dokumentów normatywnych zostały rozwiązane?;
- czy został zdefiniowany zakres wnioskowanej certyfikacji?;
- czy środki do przeprowadzenia wszystkich działań związanych z oceną były dostępne?

Przeglądu wniosku i zgłoszenia pod względem merytorycznym dokonuje Koordynator procesu certyfikacji.

Na podstawie treści dokumentów złożonych przez Producenta wykonywana jest przedkontrolna analiza ryzyka. Przedkontrolna analiza ryzyka wykonywana jest podczas planowania kontroli ma na celu określenie konieczności poboru próbek podczas kontroli oraz ich rodzaju.

Tryb postępowania w przypadku stwierdzenia braków w złożonej przez Producenta dokumentacji lub nieprawidłowego ich wypełnienia.

W przypadku stwierdzenia braków lub nieprawidłowości w złożonej przez Procenta dokumentacji [Zgłoszenie podjęcia działalności w rolnictwie ekologicznym – druk GIJHARS oraz Wniosku o certyfikację (DP-01-F01)], niezwłocznie po ich stwierdzeniu, Jednostka powiadamia Producenta o zaistniałej sytuacji. Powiadomienie to następuje w formie pisemnej (korespondencyjnie i/lub mailowo) lub telefonicznie przez osobę upoważnioną przez Jednostkę, do której kompetencji przypisano wykonywanie tych czynności, tj. specjalistę ds. administracji. W przypadku powiadomienia dokonanego telefonicznie specjalista ds. administracji sporządza notatkę służbową, w której określa dzień, godzinę nawiązania połączenia, nazwę lub imię i nazwisko Producenta, imię i nazwisko rozmówcy oraz pełnioną przez niego funkcję lub umocowanie, a także zakres przekazanych informacji. W odniesieniu do braków lub nieprawidłowości formalnych ich zakres określa specjalista ds. administracji, zaś merytorycznych Koordynator procesu certyfikacji. Zakres stwierdzonych braków lub nieprawidłowości o charakterze merytorycznym Koordynator procesu certyfikacji przekazuje specjaliście ds. administracji, który następnie udziela stosownych informacji Producentowi. Niniejszy tryb postępowania obowiązuje od momentu złożenia wniosku i zgłoszenia do wydania przez Jednostkę decyzji o objęciu procesem certyfikacyjnym.

Od terminu poprawy lub uzupełnienia Zgłoszenia lub/i Wniosku oraz ich dostarczenia w poprawnej formie do Jednostki liczony jest bieg sprawy.

Uzgodnienia

Na wstępnym etapie procesu certyfikacji Krajowe Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. szczegółowo uzgadnia z Producentem zakres certyfikacji oraz przyjęcie warunków Umowy.

Uzgodnień tych w imieniu Jednostki dokonuje Dyrektor Biura.

Przygotowanie umowy, kontroli i planu kontroli

Po pozytywnej ocenie wniosku i zgłoszenia przez Koordynatora procesu certyfikacji zaangażowanego w proces certyfikacji Dyrektor Biura KCBiC „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. podpisuje Umowę o certyfikację oraz wydaje decyzję o objęciu Producenta procesem certyfikacji. Następnie Umowa oraz decyzja jest wysyłana do Producenta przez specjalistę ds. administracji.

Dyrektor Biura Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. upoważnia Inspektora rolnictwa ekologicznego i Koordynatora procesu certyfikacji do pełnienia funkcji w procesie certyfikacji. Koordynator procesu certyfikacji przygotowuje Plan Kontroli dla konkretnego Producenta ze wskazaniami dla Inspektora rolnictwa ekologicznego pod kątem poboru próbek do badań laboratoryjnych. Plan kontroli jest zatwierdzany przez Dyrektora Biura Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. i przesyłany do Producenta przez specjalistę ds. administracji. Plan kontroli gospodarstwa przygotowywany jest na podstawie Rocznego planu pobierania próbek DP-01-P01-I01-F02, który opiera się na analizie ryzyka.

Kontrola Producenta

Kontrola przeprowadzana jest przez Inspektora rolnictwa ekologicznego zgodnie z Planem kontroli (DP-01-I01-Z02) w celu potwierdzenia zgodności stosowanych w gospodarstwie metod produkcji z wymaganiami rolnictwa ekologicznego zawartymi w Rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2018/848.

Wyróżnia się następujące rodzaje kontroli:

Kontrola planowa pełnoroczna – Jednostka certyfikująca przeprowadza fizyczną kontrolę wszystkich Producentów przynajmniej raz w roku.

Kontrola dodatkowa – wykonywana w przypadku uzasadnionego przypuszczenia naruszenia zasad produkcji ekologicznej i wystąpienia w tym zakresie niezgodności. Kontrola ta ma na celu realizację konkretnych zadań wynikających z weryfikacji i nadzoru realizowanego procesu certyfikującego, dotyczy części lub całości działalności ekologicznej wykonywanej przez Producenta wraz z kontrolą identyfikowalności i bilansu masy oraz możliwością poboru próbki do badań laboratoryjnych. Kontrola ta wykonywana jest na podstawie zakwalifikowania Producenta do określonej grupy ustanowionej na podstawie przeprowadzonej analizy ryzyka. Wyboru Producentów do kontroli dodatkowej dokonuje się z ogólnej ich liczby objętej procesem certyfikacji. Liczba wytypowanych Producentów winna spełniać co najmniej 10% ich udział ustanowiony dla rolnictwa ekologicznego w przepisach prawnych.

Kontrola zapowiedziana – wizyta kontrolna, w której Producent jest powiadamiany pisemnie co najmniej 14 dni kalendarzowych przed planowanym terminem przeprowadzenia kontroli.

Kontrola niezapowiedziana – wizyta kontrolna, w przypadku której Producent otrzymuje Plan kontroli od Inspektora w dniu przeprowadzenia kontroli. Kontrole niezapowiedziane stanowią minimum 10% wszystkich kontroli wykonanych przez Krajowe Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. Planowanie i typowanie Producentów do kontroli niezapowiedzianych odbywa się na podstawie przeprowadzonej analizy ryzyka.

Kontrola planowa pełnoroczna ma charakter kontroli zapowiedzianej, zaś kontrola dodatkowa może przyjmować charakter kontroli zapowiedzianej lub niezapowiedzianej.

Kontrola identyfikowalności i bilansu masy – kontrola przeprowadzana każdorazowo podczas kontroli planowej pełnorocznej oraz kontroli dodatkowej zapowiedzianej i niezapowiedzianej, realizowanych w ramach oceny zgodności z wymogami rolnictwa ekologicznego i procesu nadzoru. Kontrola identyfikowalności i bilansu masy wykonywana jest bezpośrednio na miejscu podczas kontroli Producenta na podstawie sprawdzenia dokumentacji rozliczeniowej, w tym ewidencji zapasów i dokumentacji finansowej.
Wyboru produktów, grup produktów i okresu objętego kontrolą identyfikowalności i bilansu masy dokonuje się na podstawie przeprowadzonej analizy ryzyka.
Zakres kontroli identyfikowalności i kontroli bilansu masy określa i dokumentuje Protokół z kontroli (DP-01-F08) wraz z załącznikiem Kontrola identyfikowalności i bilansu masy produktu (DP-01-F08-Z04), stanowiącym integralną część Protokołu.

Z dokonanych czynności kontrolnych Inspektor rolnictwa ekologicznego sporządza Protokół z kontroli (DP-01-F08), każdorazowo kopię Protokołu z kontroli otrzymuje Producent. Integralną częścią Protokołu jest załącznik Kontrola identyfikowalności i bilansu masy (DP-01-F08-Z04).

W przypadku poboru próbek Inspektor sporządza Protokół pobrania próbki (DP-01-F08-Z01).

Informacje zawarte w Protokole z kontroli Producent potwierdza podpisem. W przypadku odmowy podpisania Protokołu z kontroli przez Producenta, zapisy protokołu są mimo to wiążące i skuteczne, natomiast Producent ma prawo zgłosić w terminie 7. dni od dnia sporządzenia Protokołu z kontroli zastrzeżeń do treści i ustaleń zawartych w Protokole z kontroli wyrażonych w formie pisemnej. Po upływie tego terminu ustalenia zawarte w treści Protokołu z kontroli są wiążące dla sygnatariuszy Protokołu z kontroli.

Po uzyskaniu raportu z wynikami analiz laboratoryjnych, który wskazuje na naruszenia przepisów obowiązujących w rolnictwie ekologicznym Jednostka informuje Producenta o otrzymanych wynikach korespondencyjnie lub mailowo. W przypadkach spornych ma zastosowanie Procedura Skargi i Odwołania (PO-06).

W odniesieniu do Pokontrolnej analizy ryzyka Koordynator procesu certyfikacji wykonuje tę analizę na podstawie analizy następujących obszarów:
o Procedura certyfikacji: Przedkontrolna analiza ryzyka, Rekomendacja objęcia certyfikacją, Umowa o certyfikację, Wyznaczenie Inspektora(ów), ew. Obserwatorów, Wyznaczenie terminu kontroli, Plan kontroli, Wykonanie oceny (kontroli), Dokumentacja pokontrolna, Ocena Protokołu z kontroli, Ocena informacji z rynku, Ocena ryzyka pokontrolnego, Ocena kontroli identyfikowalności i bilansu masy, Ocena wyników próbek.
o Ponowna kontrola: Dokumentacja pokontrolna, Ocena Protokołu z kontroli, Ocena kontroli identyfikowalności i bilansu masy, Ocena zamknięcia niezgodności, Ocena ryzyka pokontrolnego, Ocena próbek, Ocena informacji z rynku, Ocena dokumentacji z procesu certyfikacji.

Podejmowanie decyzji o udzieleniu certyfikatu
W trakcie przeglądu dokumentacji procesu Koordynator procesu certyfikacji nakłada środki minimalne do stwierdzonych niezgodności i po zatwierdzeniu przez Dyrektora Biura informuje o tym Producenta.

Po otrzymaniu dowodów usunięcia niezgodności Koordynator dokonuje analizy działań korygujących.

Po dokonaniu przez Koordynatora przeglądu wszystkich informacji i wyników dotyczących oceny wystawiana jest pisemna rekomendacja dotycząca decyzji w sprawie certyfikacji bazująca na dokonanym przeglądzie
i wszelkich właściwych informacjach.

Decyzję w sprawie certyfikacji (w tym wydania certyfikatu po raz pierwszy, odmowy wydania certyfikatu, utrzymania certyfikatu, rozszerzenia certyfikatu, cofnięcia certyfikatu, ograniczenia certyfikatu, zawieszenia certyfikatu na czas weryfikacji skuteczności działań korygujących), zaliczeniu roku przestawienia, podejmuje Wiceprezes Zarządu Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. lub Pełnomocnik Zarządu ds. Systemu Zarządzania.

Okres ważności certyfikatu zgodności produkcji ekologicznej wynosi 12 miesięcy od daty wydania, ale może być dłuższy, lecz nie więcej niż 18 miesięcy od daty wydania.

Jeżeli Krajowe Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. nie podejmuje decyzji o certyfikacji lub nie uznaje roku przestawienia to zostaje wystawiona decyzja dla Producenta z uzasadnieniem odmowy.

Przerwanie procesu certyfikacji
Przerwanie procesu certyfikacji może nastąpić na pisemne życzenie Producenta na każdym etapie tego procesu, przy czym Krajowe Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. może domagać się poniesienia przez Producenta kosztów realizacji procesu do chwili jego przerwania.

Powodem przerwania przez Krajowe Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. procesu certyfikacji może też być nie wywiązanie się Producenta w ustalonym terminie z uzupełnienia wymaganej dokumentacji lub nie wniesienie ustalonych opłat.

Nadzór w procesie certyfikacji
Jednostka Certyfikująca realizuje nadzór nad certyfikowanym produktem objętym decyzją w sprawie certyfikacji zgodnie z dokumentami certyfikacyjnymi. Nadzór ten dotyczy oceny zgodności produkcji, przeglądu i decyzji w sprawie certyfikacji. Czynności te obejmują okresowe działania związane z nadzorem oznakowanych produktów dla zapewnienia wykazania ciągłej ważności zgodności w wymaganiami dotyczącymi produkcji ekologicznej.
Informacje nadzoru w procesie certyfikacji obejmują:
• wyniki kontroli,
• wyniki badań produktów,
• proponowane zmiany w działaniach związanych z nadzorem,
• wykonanie zaleceń pokontrolnych i usuwanie niezgodności w uzgodnionych terminach,
• skargi i reklamacje dotyczące Producenta i certyfikowanych produktów,
• odwołania, skargi,
• informacje dotyczące zmian zakresu certyfikatów,
• informacje od Producenta o planowanych zmianach w procesie produkcji,
• realizacja zmian wymagań wprowadzonych przez Jednostkę certyfikującą,
• żądanie informacji przez stronę trzecią,
• wszelkie informacje z rynku dotyczące działalności Producenta.

Nadzór nad prawidłowością używania certyfikatu
Nadzór nad prawidłowością używania certyfikatu jest jednym z podstawowych wymagań systemu oceny zgodności i stanowi przedmiot Umowy między Producentem a Krajowym Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o.

Zasady prawidłowego wykorzystania certyfikatów Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o., ich przyznawania i cofania Jednostka przekazuje Producentom w Umowie o certyfikację.

Podstawowymi zasadami prawidłowego używania certyfikatu dotyczącego wyrobu są:
• stosowanie certyfikatu wyłącznie do wyrobów spełniających ustalone wymagania,
• stosowanie certyfikatu tylko do tych wyrobów, dla których został wystawiony,
• nie odstępowanie certyfikatu do stosowania innej osobie fizycznej lub prawnej,
• informowanie Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. o wszystkich zamierzonych zmianach dotyczących certyfikowanego wyrobu, procesu produkcyjnego,
• stosowanie oznaczania wyrobu informacjami związanymi z uzyskanym certyfikatem w sposób określony Umową o certyfikację,
• wykorzystywanie w reklamie informacji o uzyskanym certyfikacie w sposób zgodny z Umową o certyfikację,
• w przypadku stwierdzenia podejrzenia naruszenia prawa i niezgodności stosuje się zapisy Instrukcji DP-01-I02.

Kontynuowanie działalności w zakresie objętym certyfikatem
Producent, który prowadzi produkcję metodami ekologicznymi, posiadający certyfikat zgodności wydany przez Krajowe Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. i zamierzający kontynuować działalność w zakresie objętym certyfikatem, zobowiązany jest do zawnioskowania o kontynuację procesu certyfikacji w terminie do końca kwietnia każdego roku kalendarzowego przesyłając co najmniej:
- informacje o zakresie i rodzaju prowadzonej działalności dotyczącej produktów rolnictwa ekologicznego,
w formie Planu produkcji roślinnej (DP-01-F03-Z01) i/lub Planu produkcji zwierzęcej (DP-01-F03-Z02);
- zgodę na przeprowadzenie przez Jednostkę certyfikującą odpłatnej kontroli według Planu kontroli.

Producent prowadzący działalność w rolnictwie ekologicznym i pozostający pod nadzorem Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. jest zobowiązany zgłaszać wszelkie zmiany dotyczące opisu jednostki produkcyjnej do Jednostki certyfikującej. Zmiany te powinny być zgłaszane w formie pisemnej niezwłocznie od chwili ich wystąpienia.
W przypadku kontynuowania przez Jednostkę certyfikującą certyfikacji mają zastosowanie okresowe działania związane z nadzorem oznakowanych produktów dla zapewnienia wykazania ciągłej ważności zgodności
z wymaganiami dotyczącymi produkcji ekologicznej, w tym zapisy zawarte w normie PN-EN ISO/IEC 17065:2013-03 pkt 7.4, 7.5, 7.6 oraz w Dokumentacji Programowej (DP-01):
- pkt 1.3.1 – złożenie wniosku w postaci Planu produkcji roślinnej (DP-01-F03-Z01) i/lub Planu produkcji zwierzęcej (DP-01-F03-Z02);
- pkt 1.3.2 – przegląd wniosku;
- pkt 1.3.4 – w zakresie przygotowania kontroli i planu kontroli;
- pkt 1.3.5 – kontroli gospodarstwa;
- pkt 1.3.6 – podejmowanie decyzji o udzieleniu certyfikatu;
- pkt 1.3.7 – przerwanie procesu certyfikacji;
- pkt 1.3.8 – nadzór w procesie certyfikacji;
- pkt 1.3.9 – nadzór nad prawidłowością używania certyfikatu.

Informowanie o zmianach
W przypadku zmian w wymaganiach lub zaistnienia konieczności wprowadzenia zmian w procedurach związanych z procesem certyfikacji w Krajowym Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o., Jednostka ta powiadamia o tym wszystkich zainteresowanych wraz z określeniem terminu wprowadzenia tych zmian, w celu umożliwienia podjęcia odpowiednich działań dostosowawczych.
Powyższe ma zastosowanie także w przypadku rozszerzenia zakresu akredytacji Jednostki lub zmiany przepisów prawnych wiążących Jednostkę z Producentem. W sytuacjach tych Jednostka przekazuje informacje podmiotom certyfikowanym dotyczące zmian w wymaganiach certyfikacyjnych oraz procesu przejścia na stosowanie w oferowanej certyfikacji nowych wymagań.

Zmiana zakresu certyfikatu
Jeżeli informacja nadzoru dotyczy zmian zakresu certyfikatów uprawniona osoba analizuje zasadność informacji i podejmuje jedną z decyzji:
• rozszerzenie zakresu, jeżeli plonowanie było ≤ 30% od prognozowanego (bez dodatkowych opłat),
• zlecenie płatnej kontroli nadzoru, jeżeli plonowanie było wyższe o 30% niż prognozowano,
• zmniejszenie zakresu certyfikatu,
• zmiany zakresu w wyniku kontroli rocznej,
• zlecenie płatnej kontroli nadzoru, jeżeli zgłoszono dodatkowy zakres,
• rozszerzenie zakresu, jeżeli zgłoszono dodatkowy produkt ekologiczny, ale technologia i miejsce produkcji jest takie same jak podczas kontroli certyfikacyjnej (płatne),
• zlecenie płatnej kontroli nadzoru, jeżeli zgłoszono dodatkowy produkt ekologiczny, ale technologia i/lub miejsce produkcji jest inne niż podczas kontroli certyfikacyjnej.

Niezgodności
Niezgodność nieznaczna: gdy zachodzi co najmniej jedna z następujących sytuacji:
a) środki ostrożności są proporcjonalne i odpowiednie, a kontrole wprowadzone przez Producenta są skuteczne;
b) niezgodność z przepisami nie ma wpływu na integralność produktu ekologicznego lub produktu w okresie konwersji;
c) system identyfikowalności może zlokalizować dany produkt/dane produkty w łańcuchu dostaw oraz możliwy jest zakaz wprowadzania do obrotu produktów z odniesieniem do produkcji ekologicznej.

Zastosowanie środka w sposób proporcjonalny do niezgodności nieznacznej:
- przedłożenie przez Producenta planu działania w terminie wyznaczonym na skorygowanie niezgodności z przepisami.

Niezgodność znaczna: gdy zachodzi co najmniej jedna z następujących sytuacji:
a) środki ostrożności nie są proporcjonalne i odpowiednie, a kontrole wprowadzone przez Producenta
są nieskuteczne;
b) niezgodność z przepisami ma wpływ na integralność produktu ekologicznego lub produktu w okresie konwersji;
c) Producent nie skorygował w odpowiednim czasie nieznacznej niezgodności z przepisami;
d) system identyfikowalności może zlokalizować dany produkt/dane produkty w łańcuchu dostaw oraz możliwy jest zakaz wprowadzania do obrotu produktów z odniesieniem do produkcji ekologicznej.

Zastosowanie co najmniej jednego środka w sposób proporcjonalny do niezgodności znacznej:
- brak odniesienia do produkcji ekologicznej w znakowaniu i reklamie całej przedmiotowej partii lub serii produkcyjnej (uprawy lub zwierzęta) zgodnie z art. 42 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2018/848;
- wymagany nowy okres konwersji;
- ograniczenie zakresu certyfikatu;
- poprawa wdrażania środków ostrożności i kontroli przeprowadzonych przez Producenta w celu zapewnienia zgodności.

Niezgodność krytyczna: gdy zachodzi co najmniej jedna z następujących sytuacji:
a) środki ostrożności nie są proporcjonalne i odpowiednie, a kontrole wprowadzone przez Producenta są nieskuteczne;
b) niezgodność z przepisami ma wpływ na integralność produktu ekologicznego lub produktu w okresie konwersji;
c) Producent nie koryguje wcześniejszych znacznych niezgodności z przepisami lub wielokrotnie nie koryguje innych kategorii niezgodności z przepisami;
d) brak informacji z systemu identyfikowalności dotyczącej zlokalizowania danego produktu/danych produktów w łańcuchu dostaw, a zakaz wprowadzania do obrotu produktów z odniesieniem do produkcji ekologicznej nie jest możliwy.

Zastosowanie co najmniej jednego środka w sposób proporcjonalny do niezgodności krytycznej:
- brak odniesienia do produkcji ekologicznej w znakowaniu i reklamie całej przedmiotowej partii lub serii produkcyjnej (uprawy lub zwierzęta) zgodnie z art. 42 ust. 1 rozporządzenia (UE) 2018/848;
- zakaz wprowadzania do obrotu produktów zawierających odniesienie do produkcji ekologicznej w danym okresie zgodnie z art. 42 ust. 2 rozporządzenia (UE) 2018/848;
- wymagany nowy okres konwersji;
- ograniczenie zakresu certyfikatu;
- zawieszenie certyfikatu;
- wycofanie certyfikatu.

Ograniczenie zakresu certyfikatu, zawieszenie certyfikatu, cofnięcie certyfikatu jako środki stosowane w przypadku stwierdzenia niezgodności

Ograniczenie zakresu certyfikatu

Ograniczenie zakresu certyfikatu może być zastosowane w przypadkach wymienionych w pkt. 1.7.2 (niezgodność znaczna) i 1.7.3 (niezgodność krytyczna). Ograniczenie zakresu certyfikatu może nastąpić w przypadku wystąpienia niezgodności w jednym lub więcej certyfikowanych produktów ekologicznych, których proces wytworzenia, przechowywania, dystrybucji i oznakowania narusza zasady uznania produktu jako ekologicznego. Ograniczenie certyfikatu następuje do czasu złożenia stosownych wyjaśnień i ich udokumentowania przez Producenta ekologicznego i uznania powyższego przez Krajowe Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. W ramach niniejszych działań Krajowe Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. może wykonać kontrolę dodatkową wraz z możliwością poboru próbek do badań laboratoryjnych.

Zawieszenie certyfikatu

Zawieszenie certyfikatu może być zastosowane w przypadkach wymienionych w pkt. 1.7.3 (niezgodność krytyczna). Zawieszenie certyfikatu następuje do czasu wyjaśnienia zaistniałej sytuacji przez powołany Komitet Techniczny lub przeprowadzenia ponownej kontroli u Producenta lub dostarczenia dokumentacji wyjaśniającej przez Producenta i jej rozpatrzenia przez Krajowe Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o.

Cofnięcie certyfikatu

Poza przypadkami wymienionymi w pkt. 1.7.3 (niezgodność krytyczna) Krajowe Centrum Badań
i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. może cofnąć ważność certyfikatu również w przypadku:
• nadużycia przez Producenta uprawnień wynikających z posiadania certyfikatu,
• stwierdzenia podczas kontroli nadzoru istotnych uchybień niemożliwych do szybkiego usunięcia (naprawy),
• niespełnienie zobowiązań finansowych wobec Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o.,
• na wniosek Producenta,
• jeżeli Producent nie wprowadzi w wymaganym terminie zmian wymaganych przez przepisy nadrzędne, certyfikat utraci ważność z dniem obowiązywania przepisów nadrzędnych.

Istotne naruszenie może powodować anulowanie kontraktu i spowodować całkowity zakaz korzystania z symbolu rolnictwa ekologicznego i posługiwania się certyfikatem.

Po cofnięciu lub zakończeniu certyfikacji Producent zaprzestaje stosowania wszelkich działań reklamowych, które zawierają jakiekolwiek odniesienie do niej i podejmuje działania skutkujące zwrotem dokumentów certyfikacyjnych.

Skargi

Odpowiedź na skargę wpływającą do Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. winna być udzielona w ciągu 30. dni od daty jej wpłynięcia, a w przypadku stwierdzenia jej zasadności podejmowane są działania mające na celu usunięcie skutków zaistniałego problemu. Natomiast jeżeli odpowiedź nie może być udzielona w tym terminie, tzn. w ciągu 30. dni od daty wpłynięcia skargi, przekazywana jest informacja o podjętych działaniach wraz z określeniem przybliżonego terminu przesłania pełnej odpowiedzi.

Odwołania, reklamacje i sprawy sporne

Odwołania od decyzji podjętych w procesie certyfikacji powinny wpływać do Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. w terminie 14. dni od dnia doręczenia decyzji. Wpływające odwołanie jest kierowane do Wiceprezesa Zarządu.

Podjęcie postępowania wyjaśniającego następuje niezwłocznie, nie później jednak niż 7. dni kalendarzowych, licząc od daty rejestracji reklamacji, sprawy spornej lub odwołania.

W przypadku wydania nowej lub podtrzymania pierwotnej decyzji, decyzja winna być przekazana składającemu odwołanie w ciągu 30. dni kalendarzowych wraz z uzasadnieniem. Jeżeli składający odwołanie w dalszym ciągu nie akceptuje decyzji, może w ciągu 14. dni skierować swoje odwołanie do Prezesa Zarządu, a rozpatruje je Komitet Techniczny Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. Komitet Techniczny analizuje przekazaną dokumentację i przedstawia swoje stanowisko Prezesowi Jednostki certyfikującej, który podejmuje decyzję. Decyzja ta jest ostateczna.

Reklamacje, sprawy sporne wpływające do Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. zostają skierowane do wyjaśnienia. W celu przyjęcia zgłoszenia został opracowany formularz „Zgłoszenie skargi / odwołania” (DP-01-F09). Analiza treści reklamacji wykonywana jest pod nadzorem Pełnomocnika Zarządu ds. Systemu Zarządzania przez powołany przez niego zespół.

Publikacje

Jednostka certyfikująca prowadzi i publikuje wykaz zarejestrowanych Producentów oraz rejestr wydanych certyfikatów. Producent wyraża zgodę na podanie przez Jednostkę certyfikującą do publicznej wiadomości informacji o wydaniu lub cofnięciu Producentowi certyfikatu oraz do udostępnienia wszystkich danych zawartych w certyfikacie oraz innych danych, których obowiązek ujawnienia wynika z regulacji prawnych.

Cennik na usługi certyfikacyjne
Cennik jest udostępniany na stronie internetowej Jednostki (www.kcbic.pl)
W procesie certyfikacji wyrobu można wyróżnić koszty związane z następującymi rodzajami czynności:
a) uzgodnienia wstępne, analiza i weryfikacja kompletności dokumentacji, rejestracja wniosku,
b) kontrola procesu produkcji,
c) analiza i ocena merytoryczna dokumentacji zebranej w procesie certyfikacji,
d) opracowanie dokumentów związanych z udzieleniem certyfikatu,
e) nadzór nad używaniem certyfikatu.