Misja, wizja i strategia zostały przyjęte przez Krajowe Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. niezależnie od wdrożenia Systemu Zarządzania, natomiast pozostałe dokumenty zostały wdrożone zgodnie z wymaganiami systemu.

Dokumentacja systemu Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. jest opracowywana, akceptowana i zatwierdzana zgodnie z kompetencjami. Pełna dokumentacja Systemu jest przechowywana u Pełnomocnika Zarządu ds. Systemu Zarządzania i podlega archiwizacji zgodnie z procedurą Nadzorowanie dokumentacji i zapisów (PO-01). Dokumentacja jest nadzorowana a dokumenty archiwizowane. W obiegu znajduje się tylko aktualna dokumentacja, a stały dostęp do niej zapewniony jest w sieci wewnętrznej Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. oraz w internetowym panelu informacyjnym (stronie internetowej podmiotu).

Odpowiedzialność za aktualizację wspomnianej dokumentacji powierza się Pełnomocnikowi Zarządu ds. Systemu Zarządzania. Dokumenty są oznaczone w celu ułatwienia odszukania aktualnej wersji.

Wprowadzanie zmian lub wdrożenia nowej dokumentacji odbywają się zgodnie z przyjętym Schematem wprowadzenia zmiany / nowej dokumentacji (KJ-01-Z02).

4.1. Polityka Jakości

POLITYKA JAKOŚCI

Krajowe Centrum Badań i Certyfikacji ”Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o., kierując się dobrem interesariuszy a pośrednio dobrem społecznym wyrażonym podnoszeniem jakości produktów rolnych wykorzystywanych przez konsumentów, wskazuje szczególną dbałość o utrzymanie standardów dyktowanych przez właściwe programy certyfikacyjne w odniesieniu do realizacji zadań w obszarze zapewnienia wysokiej jakości prowadzenia i obsługi procesów certyfikacyjnych polskiego obszaru producentów produktów rolnych.

Krajowe Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. przyjmuje podejście projakościowe we wszystkich podejmowanych przez siebie działaniach, a także wyznacza cele jakościowe, tym samym uznając za swój obowiązek nieustanne doskonalenie jakości w odniesieniu do czynników mogących mieć wpływ na ich realizację oraz objętych procesami wdrożonego Systemu Zarządzania.

W tym celu ustanowiono, że najważniejszymi kryteriami działalności Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. są zaufanie i zadowolenie Klientów, społeczeństwa, pracowników oraz interesariuszy.

Dla utrzymania i pogłębienia zdobytego zaufania i zadowolenia oraz zapewnienia rozwoju, Krajowe Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. przyjmuje następujące zobowiązania do:

• Dostarczanie usług przyjaznych dla Klientów, interesariuszy zewnętrznych przy optymalnych kosztach.
• Ciągłe doskonalenie Systemu Zarządzania mające na celu spełnienie wszystkich uregulowań prawnych i innych wymogów formalnych dotyczących certyfikacji systemów i wyrobów.
• Stałego spełniania wymagań normy PN-EN ISO/IEC 17065:2013-03 i pozostałych aktów normatywnych z nią związanych, w tym również wymagań jednostki akredytującej.
• Utrzymywanie i ciągłe doskonalenie skuteczności Systemu Zarządzania.
• Bieżące prowadzenie szkoleń dla podnoszenia świadomości branżowej pracowników.
• Stawianie odpowiednich wymogów, a w tym również proekologicznych naszym dostawcom.

Ciągle doskonalimy nasz System Zarządzania. Oprócz doskonalenia planu działalności, dbamy o ustawiczny rozwój kadry oraz właściwy dobór kompetencji podmiotów współpracujących oraz ekspertów zewnętrznych.

Do zapoznania się z Polityką Jakości zobowiązani są interesariusze wewnętrzni, eksperci i stosowne podmioty zewnętrzne współpracujące z Krajowym Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. Polityka Jakości została opublikowana, a w razie potrzeby będzie aktualizowana w miejscu ogólnie dostępnym (portal wewnętrzny, strona internetowa), tak aby jej treść była znana wszystkim interesariuszom.

Polityka Jakości jest znana, realizowana przez naszych pracowników i publicznie dostępna.

4.2. Strategiczne Cele

Strategiczne cele wynikające z Polityki Jakości Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. realizowane są przez:

• wdrożenie podejścia procesowego do zarządzania jakością Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o.;
• prawidłowe planowanie i nadzorowanie realizowanych zadań;
• wskazywanie interesariuszom wewnętrznym, podmiotom współpracującym i ekspertom na konieczność spełniania wymagań wszystkich procedur, a także potrzebę inicjowania nowych rozwiązań podnoszących jakość realizowanych zadań;
• umożliwienie podnoszenia kwalifikacji i zdobywania nowych kompetencji przez interesariuszy, podmiotów współpracujących, w tym ekspertów współpracujących z Krajowym Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o.;
• identyfikowanie i rejestrowanie wszystkich problemów jakościowych związanych z realizowanymi działaniami oraz funkcjonowaniem Systemu Zarządzania;
• zapewnienie sprawnego funkcjonowania kanałów informacyjnych wewnątrz i na zewnątrz Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o.;
• organizowanie regularnych cyklicznych przeglądów mających na celu ocenę efektywności oraz skuteczności Systemu Zarządzania.

Krajowe Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. zobowiązuje się do realizacji Polityki Jakości w zakresie wyznaczonych celów.

4.3. Deklaracja niezależności

4.3.1. Niezależność prowadzonej działalności

Najwyższe Kierownictwo Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. deklaruje bezstronność, poufność, niezależność i rzetelność prowadzonej działalności. Swoją deklarację prowadzenia w ten sposób działalności certyfikacyjnej dokona poprzez:

• podejmowanie decyzji na podstawie obiektywnych dowodów zgodności,
• brak wpływu innych interesów oraz innych stron na decyzje Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o.,
• przyjęcie odpowiedzialności za podzlecane usługi w działalności certyfikacyjnej,
• bezstronność działania całego personelu (zarówno wewnętrznego, jak i zewnętrznego) lub komitetów Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o., w tym nie ocenianie swojej pracy, unikanie zagrożeń wynikających z familiarności lub obaw,
• bezstronność działania osób zaangażowanych w prace Rad, Komitetów powołanych przez Krajowe Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o.,
• brak powiązań personalnych i finansowych z Klientami,
• nie wykonywanie działań związanych z projektowaniem, wytwarzaniem, instalowaniem, dystrybucją lub utrzymywaniem certyfikowanych wyrobów, nie wykonywanie działań związanych z projektowaniem, wdrażaniem, operowaniem lub utrzymywaniem certyfikowanych procesów,
• nie wykonywanie działań związanych z projektowaniem, wdrażaniem, dostawą lub utrzymywaniem certyfikowanych usług,
• nie prowadzenie audytów wewnętrznych dla swoich Klientów,
• nie prowadzenie usług stronniczych, konsultacyjnych dla swoich Klientów,
• zarządzanie potencjalnymi i rzeczywistymi zagrożeniami,
• nie angażowanie personelu współpracującego z Klientem do udziału w inspekcjach / audytach lub innych czynnościach certyfikacyjnych w ciągu dwóch lat po zakończeniu tej współpracy,
• zarządzanie ryzykiem związanym z prowadzeniem certyfikacji, a gdy ono stanowić będzie niedopuszczalne zagrożenie dla bezstronności, to nastąpi odstąpienie od przeprowadzania certyfikacji w danym przypadku,
• nadzorowanie przestrzegania deklaracji o bezstronności i poufności przez personel Jednostki,
• nie podzlecanie audytów organizacjom konsultującym systemy zarządzania,
• nie certyfikowanie innych jednostek certyfikujących w zakresie prowadzonej przez nie certyfikacji systemów zarządzania,
• nie deklarowanie ani nie sugerowanie, że certyfikacja byłaby prostsza, łatwiejsza, szybsza lub tańsza, gdyby skorzystano z usług określonej organizacji konsultacyjnej,
• nie stosowanie żadnych form dyskryminacji.

 

4.3.2. Niezależność powiązań właścicielskich

Zarząd Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. deklaruje prowadzenie działalności w warunkach pełnej niezależności merytorycznej i finansowej od Krajowej Rady Drobiarstwa – Izby Gospodarczej (KRD-IG), będącej właścicielem i jedynym udziałowcem Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość Sp. z o.o. Niezależność ta oznacza, że działalność Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. w zakresie stosowanych procedur i programów certyfikacyjnych realizowana będzie w warunkach pełnej niezależności od powiązań właścicielskich. Niezależność ta powoduje, że wszelkie czynności związane z certyfikacją i podejmowane w ich ramach decyzje realizowane będą bez jakiejkolwiek ingerencji i zaangażowania Krajowej Rady Drobiarstwa – Izby Gospodarczej, jej Zarządu i członków. Działalność Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. pod względem finansowym prowadzona będzie na podstawie wniesionego przez Krajową Radę Drobiarstwa – Izbę Gospodarczą kapitału zakładowego oraz z przychodów własnych Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. Ponadto Krajowa Rada Drobiarstwa – Izba Gospodarcza nie ma żadnych powiązań kapitałowych z poszczególnymi podmiotami gospodarczymi, które będą obsługiwane przez Krajowe Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o.
Zasady niezależności właścicielskiej zostały ustalone przez Zarząd KRD-IG i wprowadzone w życie na mocy Uchwały Nr 20/2017 Zarządu Krajowej Rady Drobiarstwa – Izby Gospodarczej z dnia 10 maja 2017 r. w sprawie działalności Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. Bezstronność właścicielska dotyczy Najwyższego Kierownictwa, pracowników zatrudnionych w Krajowym Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. na podstawie umowy o pracę, jak i umów cywilno-prawnych, ekspertów i jej Radę, osoby i podmioty współpracujące w ramach realizowanego procesu certyfikacji zgodności wyrobu.
Dla potrzeb ochrony pełnej niezależności Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. od powiązań właścicielskich została opracowana Procedura zachowania bezstronności właścicielskiej (PO-04) wraz z załącznikiem (PO-04-Z01).

4.4. Księga Jakości

Księga Jakości Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. jest podstawowym dokumentem Systemu Zarządzania. Jego główną funkcją jest pełnienie roli przewodnika opisującego system, jego funkcjonowanie, jak i odpowiedzialność interesariuszy biorących udział w realizacji zidentyfikowanych procesów.

Księga Jakości stanowi kompleksowe kompendium skierowane głównie do interesariuszy oraz współpracujących ekspertów Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. Księga Jakości adresowana jest także dla interesariuszy zewnętrznych oraz podmiotów współpracujących.

Za opracowanie Księgi Jakości, jej publikację, wprowadzenie i rozpowszechnienie, jak i za ewidencję dokonywanych w niej zmian odpowiedzialny jest Pełnomocnik Zarządu ds. Systemu Zarządzania. Dokument zatwierdzany jest przez Prezesa Zarządu Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o.

Księga Jakości udostępniana jest w wersji papierowej na życzenie osób zainteresowanych. Jednocześnie Księga Jakości w wersji zaktualizowanej publikowana jest w formie elektronicznej dostępnej bez ograniczeń na stronie internetowej Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. oraz panelu informacyjnym dla personelu – interesariuszy wewnętrznych.

Przegląd Księgi Jakości dokonywany jest nie rzadziej niż jeden raz w roku kalendarzowym podczas przeglądu Systemu Zarządzania. Zmiany i aktualizacje Księgi Jakości podlegają rejestracji, a każda zmiana powoduje nowe wydanie Księgi Jakości i jednoczesne wycofanie wersji znajdującej się w obiegu lub na panelu informacyjnym i stronie internetowej Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. Egzemplarze archiwalne pozostawiane są bez zmian.

4.5. Procedury

4.5.1. Procedury

Procedura stanowi określoną formę realizacji procesu – wskazuje osoby odpowiedzialne za przebieg poszczególnych etapów, określa ich uprawnienia i kompetencje, a także precyzuje ramy czasowe przewidziane na realizację poszczególnych zadań. Nadzór nad aktualnością procedur sprawuje Pełnomocnik Zarządu ds. Systemu Zarządzania.

4.5.2. Zasoby wewnętrzne

Krajowe Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. posiada pracowników własnych oraz korzysta z pracowników zewnętrznych, którzy są w zasięgu nadzoru Kierownictwa oraz procedur i wytycznych jednostki certyfikującej.

Personel posiada kwalifikacje i uprawnienia stosowne do wytycznych i minimalnych wymagań jednostki certyfikacyjnej (KJ-01-Z04).

Personel (w tym członkowie komitetów) oraz wszyscy działający w imieniu jednostki, zobowiązani są do zachowania poufności w odniesieniu do wszystkich informacji uzyskanych lub wytworzonych w czasie działalności certyfikacyjnej.

Zarządzanie kompetencjami personelu zaangażowanego w proces certyfikacji odbywa się za pomocą procedury Zarządzanie kompetencjami pracowników (PO-03).

Krajowe Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. w zakresie badań spełnia wymagania określone w normie ISO/IEC 17025, w zakresie inspekcji wymagania normy ISO/IEC 17020, a w zakresie auditowania systemu zarządzania wymagania ISO/IEC 17021.

4.5.3. Zasoby zewnętrzne (podzlecanie)

Krajowe Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. podzlecać będzie działania określone w programie certyfikacji tylko tym jednostkom, które spełniają wymagania właściwych Norm Międzynarodowym. W zakresie podzlecanych badań jednostka certyfikacyjna spełnia wymagania określone w normie ISO/IEC 17025, w zakresie inspekcji wymagania normy ISO/IEC 17020, a w zakresie auditowania systemu zarządzania wymagania ISO/IEC 17021.

Personel jednostek certyfikacyjnych wykonujących oceny we właściwej normie spełnia wymagania dotyczące jego bezstronności.
W przypadku oceny podzlecanej jednostkom, które nie są niezależne, działania związane z oceną są zarządzane przez jednostkę certyfikacyjną w sposób gwarantujący uzyskanie zaufania do wyników oceny, a zapisy uzasadniające to zaufanie będą dostępne dla Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o.

Krajowe Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. podzleca usługi jednostkom certyfikującym na podstawie prawnie wiążącej umowy zawierającej postanowienia o poufności i konflikcie interesów, w tym zobowiązania jednostki do ujawnienia każdej znanej im sprawy mogącej postawić KCBiC „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. w sytuacji konfliktu interesów.

Krajowe Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. ponosi odpowiedzialność za działania podzlecane innej jednostce, a dotyczące usług w zakresie badań, inspekcji i auditowania oraz zapewnia, że podwykonawca, który świadczy podzlecane usługi, i wykorzystywany przez niego personel nie były zaangażowane w sposób zagrażający wiarygodności wyników.

Wszystkie jednostki dostarczające podzlecane usługi wykorzystywane w działalności certyfikacyjnej są kwalifikowane, oceniane i monitorowane na podstawie udokumentowanej polityki, procedur i zapisów.

Każde naruszenie umowy lub innych wymagań skutkuje wszczęciem przez Krajowe Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. działań korygujących.

Krajowe Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. z wyprzedzeniem czasowym informuje Klienta o podzlecanych działaniach, tak aby dać Klientowi możliwość zgłoszenia sprzeciwu.

4.6. Zapisy

Krajowe Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. przyjęło, że w ramach wdrożonego Systemu Zarządzania skuteczność działania należy dokumentować w formie zapisów, które stanowią potwierdzenie realizacji określonych czynności lub dokumentację ich wyników. Rodzaje stosowanych zapisów uzależnione są od właściwości procesu, w którym zapisy są wykorzystywane – stosuje się zapisy w formie papierowej na ustalonym formularzu wzorcowym, raportu albo w formie elektronicznej.

Szczegółowy wykaz zapisów stosowanych przez Krajowe Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. wraz z określeniem realizowanych przez nie funkcji oraz podziałem na procesy, w ramach których zapisy są stosowane zaprezentowane są w załącznikach PO-01-Z01 – PO-01-Z05 do Procedury „Nadzorowanie dokumentacji i zapisów” (PO-01).

4.7. Nadzór nad dokumentacją i zapisami

Nadzór nad zapisami realizowany jest zgodnie z przepisami odgórnymi oraz wewnętrznymi regulacjami Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. oraz wymaganiami Systemu Zarządzania. Obieg zapisów, ich wytwarzanie, przechowywanie, archiwizowanie oraz klauzula poufności realizowane są zgodnie z postanowieniami (np. instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt, instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego, polityki bezpieczeństwa, itp.).

Nadzór nad zapisami powstającymi w Krajowym Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. oraz do niego wpływającymi zapisami dotyczy wszystkich kwestii związanych z zapewnieniem ich właściwego obiegu, identyfikacją dokumentów wpływających i wytworzonych w Krajowym Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o., archiwizacją, przechowywaniem i zabezpieczeniem przed utratą, zniszczeniem lub dostępem osób nieuprawnionych. Zapisy tworzone w formie elektronicznej nadzorowane są zgodnie z polityką bezpieczeństwa. W celu zabezpieczenia zbiorów danych przed zniszczeniem, utratą lub dostępem osób nieuprawnionych został wdrożony system tworzenia kopii bezpieczeństwa.

Krajowe Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. poprzez prawnie wiążące zobowiązania odpowiada za zarządzanie zapisami otrzymanymi i wytworzonymi podczas procesu certyfikacji. Wszystkie te zapisy, z wyłączeniem informacji publicznie udostępnianych przez Klientów, Krajowe Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. traktuje jako zastrzeżone z klauzulą poufności. W przypadku publicznego udostępniania przez Krajowe Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. informacji o Kliencie, Klient ten z wyprzedzeniem do 7 dni kalendarzowych pisemnie informowany będzie o zakresie przekazywanych informacji.

W przypadku konieczności ujawnienia przez Krajowe Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. informacji poufnej dotyczącej Klienta, wynikającej z przepisów prawa lub umów, Klient winien zostać niezwłocznie poinformowany o przekazywanej informacji. Wymóg powiadomienia Klienta o ujawnieniu informacji poufnej nie ma jednak zastosowania w przypadku kiedy jest to prawnie zabronione.

Informacje o Kliencie uzyskane z innych źródeł niż od Klienta, w tym pochodzące od osób składających skargę lub od urzędów publicznych traktowane będą jako poufne.

Dokumenty i zapisy są tworzone i nadzorowane zgodnie z Procedurą (PO-01) Nadzorowanie dokumentacji i zapisów.

5. Pomiary i analizy

Krajowe Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. prowadzi systematyczne badania jakości oferowanych i świadczonych usług poprzez:

• bieżącą rutynową kontrolę prowadzoną przez przewodniczących zespołów roboczych w zakresie ich kompetencji;
• bieżącą rutynową kontrolę prowadzoną przez Najwyższe Kierownictwo – Zarząd Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. lub jego delegatów w odniesieniu do całego Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o.;
• monitorowanie oraz pomiary procesów z uwzględnieniem informacji pochodzącej z otoczenia;
• audyt wewnętrzny;
• przegląd systemu – audit wewnętrzny.

5.1. Monitorowanie i pomiary procesów

Krajowe Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. monitoruje oraz dokonuje na bieżąco pomiarów skuteczności wszystkich procesów, osiągania wyznaczonych celów oraz stawianych im wymagań ilościowych (tj. określonych w harmonogramach) lub jakościowych.

Mechanizm zewnętrznych informacji zwrotnych obejmuje:

• badania ankietowe kierowane do interesantów zewnętrznych;
• cykliczne przeglądy zewnętrzne działalności Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. dokonywane przez uprawnione instytucje wyższe;
• analiza opinii w formie pisemnej wpływających do Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o.

Mechanizm wewnętrznych informacji zwrotnych obejmuje:

• badania ankietowe członków i ekspertów Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o.;
• audity wewnętrzne;
• przeglądy systemu zarządzania;
• cykliczna samoocena Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o.
• analiza opinii w formie pisemnej wpływających od interesariuszy wewnętrznych Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o.

Zastosowanie oraz wykorzystywanie mechanizmów wewnętrznych, jak i zewnętrznych informacji zwrotnych polega m. in. na stałej obserwacji:

• rezultatów (wyników) ankietyzacji prac zespołów oceniających przeprowadzających oceny certyfikacyjne oraz ankietyzacji wśród interesariuszy wewnętrznych – w przypadku wypełnienia ankiety, przesyłana ona jest do Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania;
• informacji przesyłanych za pośrednictwem komunikatora zamieszczonego na stronie internetowej Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji ”Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o., które umożliwia automatyczne przesyłanie wiadomości do Pełnomocnika Zarządu ds. Systemu Zarządzania;
• wyników przeglądów Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. dokonywanych przez krajowe instytucje kontrolne (np. PCA), do których Krajowe Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. zobowiązuje się przepisami wewnętrznymi (statut) oraz wyników prac o charakterze autorefleksyjnym, tj. raporty samooceny opracowywane przed wizytacjami instytucji kontrolnych, jak i opracowywane kwartalnie oraz rocznie sprawozdania zespołów obszarowych/działów/zespołów Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o.;
• informacji przekazywanych do Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. inną drogą (na piśmie, elektroniczną, telefoniczną itd.).

Informacje dotyczące prowadzenia auditów wewnętrznych oraz dokonywania przeglądów Systemu Zarządzania przedstawiono w dalszych rozdziałach.

Monitorowanie oraz pomiary procesów dokonywane są również na podstawie analizy mierników określonych w kartach poszczególnych procesów. Karty procesów określają także indywidualną częstotliwość badań oraz sposób dokumentowania wykonania poszczególnych czynności.

5.2. Audit wewnętrzny Systemu Zarządzania

W Krajowym Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. realizowane są audity wewnętrzne w celu zweryfikowania czy System Zarządzania jest skutecznie ustanowiony, wdrożony i utrzymywany oraz czy System spełnia wymagania normy PN-EN ISO/IEC 17065:2013-03. Audity wewnętrzne mają na celu także ocenę skuteczności Systemu Zarządzania oraz identyfikowanie możliwości jego doskonalenia.

Pełnomocnik Zarządu ds. Systemu Zarządzania jest odpowiedzialny za określenie planu oraz zakresu auditów na dany rok kalendarzowy. Kalendarz audytów jest zatwierdzany przez Najwyższe Kierownictwo, które jednocześnie określa zakres odpowiedzialności auditorów, precyzuje wymagania związane z prowadzeniem auditów, a ponadto opracowuje aktualny wzór sprawozdania obejmującego wyniki auditu.

Spośród członków struktur Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. /interesariuszy wewnętrznych powołane są osoby na auditorów wewnętrznych.

Auditor wewnętrzny powinien posiadać uprawnienia do prowadzenia auditów wewnętrznych (wykształcenie kierunkowe lub uprawnienia nadane przed podmiot uprawniony) oraz uprawnienia dostępu do analizowanych obszarów działalności Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość’ Sp. z o.o.

Auditor wewnętrzny powinien być niezależny od osób odpowiedzialnych za auditowany obszar. Dopuszcza się jednak możliwość auditu wewnętrznego w podległym obszarze ale prowadzonym wraz z jednym auditorem spoza struktury podlegającej auditowi. Dopuszcza się możliwość korzystania z auditorów zewnętrznych celem przeprowadzenia auditu wewnętrznego, gdy zachodzi obawa o zapewnienie niezależnej oceny danego obszaru lub w innych uzasadnionych wypadkach.

Auditorzy podlegają szkoleniu wewnętrznemu w zakresie określonym przez Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania. Audity są prowadzone zgodnie z wymaganiami określonymi w dedykowanej procedurze (PO-02 – Audit wewnętrzny) oraz zgodnie z odgórnie ustalonym planem, który zawiera cel, zakres auditu, miejsce jego prowadzenia, dokumentację, program oraz dane personalne auditorów. Nadzór nad realizacją procedury pełniony jest przez Pełnomocnika Zarządu ds. Systemu Zarządzania.

Auditorzy zobowiązani są do zaprezentowania wyników auditu w formie pisemnego sprawozdania, w którym umieszczane są niezgodności zidentyfikowane w objętym auditem obszarze.

Wyniki auditu wewnętrznego stanowią dane wejściowe do przeglądu Systemu Zarządzania.

5.3. Przegląd Systemu Zarządzania

Przegląd Systemu Zarządzania prowadzony jest przez Pełnomocnika Zarządu ds. Systemu Zarządzania i jego celem jest ocena skuteczności Systemu Zarządzania, weryfikacja oraz aktualizacja Polityki Jakości Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o., celów jakościowych oraz wprowadzenie niezbędnych i koniecznych zmian w Systemie.

Pełnomocnik Zarządu ds. Systemu Zarządzania inicjuje przegląd zewnętrzny zgodnie z rocznym ustalonym kalendarzem działań projakościowych. Jednocześnie ma obowiązek poinformowania o swoich działaniach w formie pisemnego raportu Najwyższego Kierownictwa Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o.

Dane wejściowe do przeglądu systemu stanowią wyniki auditów wewnętrznych, monitorowania, analizy pomiarów, jak i wnioski sformułowane przez właścicieli procesów lub interesantów z nimi powiązanymi. Dane wejściowe do przeglądu zarządzania obejmujące informacje zwrotne ze strony mechanizmu chroniącego bezstronność oraz skarg i odwołań.

Wyniki z przeglądu Systemu Zarządzania opracowywane są i przygotowane w formie raportu z przeglądu Zarządzania KJ-01-Z03. Uwzględniają one informacje dotyczące wynikających potrzeb koniecznych do rozwoju i nieustannego doskonalenia Systemu Zarządzania.

Wyniki z przeglądu systemu przedstawiane są Najwyższemu Kierownictwu Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o.

6. Ustawiczne doskonalenie Systemu Zarządzania

System Zarządzania oparty jest na ciągłym doskonaleniu zgodnie z cyklem Demminga/PDCA. Proces ustawicznego doskonalenia stanowi element procesu utrzymania i rozwoju Systemu Zarządzania. Działania doskonalące mogą być prowadzone z poziomu procedury, procesu, jak i całego systemu. Danymi wejściowymi do doskonalenia są wyniki bieżącego monitorowania, pomiarów oraz analizy procesów, jak i rezultaty corocznych przeglądów Systemu Zarządzania. Dodatkowo dane wejściowe do procesu mogą stanowić skargi, zażalenia, wnioski z funkcjonowania systemu lub potrzeby związane z jego ulepszaniem i rozwojem.
Odpowiedzialność za doskonalenie zależna jest od charakteru działań, które powinny zostać podjęte. Działania korygujące albo prewencyjne podejmowane są przez interesariuszy wewnętrznych odpowiedzialnych za realizację poszczególnych procesów oraz procedur zgodnie z ich kompetencjami określonymi w kartach procesów, jak i w procedurach, Statucie Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o., Regulaminie Organizacji biura Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. lub w zarządzeniu Najwyższego Kierownictwa Krajowego Centrum Badań i Certyfikacji „Gwarantowana Jakość” Sp. z o.o. w sprawie Systemu Zarządzania. Celem działań korygujących albo prewencyjnych jest trwałe zniwelowanie/usunięcie skutków oraz przyczyn występowania niezgodności. Informacja o powstałej przyczynie niezgodności lub inicjatywa zmian powinna być zgłaszana do właściciela procesu/stosownego interesariusza wewnętrznego zajmującego się danym procesem. Jeżeli właściciel procesu lub inna kompetentna osoba/stosowny interesariusz nie jest w stanie usunąć przyczyn lub skutków niezgodności, powinna ona powiadomić o tym w jak najkrótszym czasie Pełnomocnika Zarządu ds. Systemu Zarządzania.